Gestiona tu tiempo mejor. Importante y urgente VS a lo que no. La clave que inventó un genio para hacernos la vida más fácil.

Tengo que decirte que escribir este post me ha fascinado, compartir contigo esta forma de pensar y esta estrategia me hace mucha ilusión. Este fue uno de los aprendizajes  que más cambios hicieron llegar a mi vida.

¿Cómo gestionar nuestro tiempo mejor?

No sólo yo me he repetido esto un millón de veces, sino que en mi entorno en cualquier conversación siempre aparece el… : “es que no tengo tiempo”. Por eso nace este post. Para tratar de ayudarnos con él y ser más proactivos.  De este modo tendremos un plan sobre cómo actuar respecto al uso de nuestro tiempo. Cuando nos enfrentemos a diversas situaciones ya sabremos de antemano nuestra acción a realizar. Esto es una ventaja, como digo, de las personas proactivas. Personas altamente eficientes.

Tiempo tenemos todos, y además es el mismo. Pero es cómo lo usamos, gastamos o gestionamos lo que nos afecta de un modo u otro.

Si no llegamos nunca a cumplir todas las tareas u obligaciones programadas en un día, una mañana o una tarde, tendremos la sensación de estrés. Este aparece cuando tu mente siente que le falta tiempo. Tiempo para cumplir tus obligaciones o tiempo para ti, para pasarlo con tu familia, pareja o amigos, tiempo para actividades que siempre procastinas o tiempo para hacer cosas que son importantes pero como no son urgentes siempre quedan en el “ya lo haré”. Que sean pospuestas no significa que no sean importantes.

Lo que nos falta muchas veces es organización. La clave propuesta en este post es un cuadrante de prioridades, sobre importancia y urgencia, contra lo que es y no es importante y urgente. El autor y genio de esta estrategia fue Steven Covey, un profesor y escritor estadounidense mundialmente conocido por el libro “Los siete hábitos de la gente altamente efectiva”. En él, entre otros hábitos, propone una estrategia para determinar que:

“lo más importante, sea siempre lo más importante”

porque el tiempo, es y será, el recurso y moneda más valiosa de nuestra existencia.

En primer lugar antes de conocer cómo funcionan estos cuadrantes. Tomate un minuto de reflexión para responderte a ti mismo ¿qué es lo más importante para ti?.  Para mi, es importante todo aquello que me ofrece sensaciones positivas, que me aporta energía, carga pilas, me hace reír y disfrutar, desde un simple café, hacer ejercicio, hasta un viaje. También es importante para mi pasar tiempo con aquellas personas que quiero y con todas las que comparto un montón de cosas, vivencias, aventuras, risas y conversaciones interesantes.

El tiempo es un recurso muy valioso y su uso es limitado. Estamos rodeados de muchas cosas superfluas que consumen nuestro tiempo, establecer una estrategia para su mejor uso es para mi uno de los hábitos fundamentales a desarrollar en nuestra vida personal, social, familiar y laboral. Vamos a ello.

cuadrantes-covey1.jpg

Cuadrante I. Aquí están aquellas cosas que son a la vez urgentes e importantes. Por ejemplo, cuando nos vence una fecha. Si mañana acaba el plazo de pagar una multa, esto se convierte en urgente e importante. Si nuestra pareja hoy cae enferma, se convierte en urgente e importante su cuidado, si hay que acudir a la farmacia o al médico.

En este cuadrante las acciones no pueden ser pospuestas. Aquí no podemos ser dubitativos y tenemos que dar prioridad 1, hacerlo ya.

El pero de este cuadrante: Aquí puede existir el caso que para una persona todo sea importante y urgente. En ese caso aquellas personas que todo lo ven así, como prioridad 1 están abocadas al stress y en consecución a una fatiga y cansancio debido al agotamiento de energía por mal tratamiento de su tiempo. No podemos estar alerta 24 horas como si fuéramos un servicio de urgencia. Por otro lado están las personas que nada sienten como importante y urgente, en consecuencia procastinan y dejan todo para el último día, estudiar para un examen, llegar tarde al trabajo, retrasarse en pagos y facturas, no reparar el coche o pasar sus revisiones etc.

Cuadrante II. Este es el cuadrante de la felicidad. Aquí están las cosas que son importantes, muy importantes, pero no son urgentes. Como pasar tiempo con la gente que queremos, amigos, familia, pareja.  También está aquí todo aquello que nos hace sentir bien, nuestras pasiones, juegos, viajes, ejercicio, crecimiento personal, ocio y tiempo  libre. La prioridad en este cuadrante es 2, marca en tu agenda el día y hora para hacerlo, y que sea pronto. En esta semana.

Los peros de este cuadrante son:  Como no es urgente, corremos el riesgo de ir dejándolo a un lado. Tanto que podemos perder ese estado de felicidad y júbilo que nos aportan todas esas cosas que son las importantes para nosotros. Aquellas que antes mentalmente reflexionaste. En este cuadrante, también, es momento de visualizar el futuro y ver como nos vemos dentro de 2, 5 o 10 años. Si no le dedicamos tiempo podemos perder oportunidades. Recordar que todas las personas de mucha experiencia, en el atardecer de su vida, nos cuentan que sólo se arrepienten de las cosas que no han hecho.

Cuadrante III. Aquí ocurre que hay cosas urgentes, pero no importantes. Un ejemplo suele ser los trámites en torno al trabajo, contestar llamadas, responder correos. En la vida personal también hay muchas llamadas y mensajes que tenemos que contestar aunque no sean importantes. Pero ya decía Aristoteles que el ser humano es un ser social por naturaleza y hoy en día se ha demostrado que nuestras relaciones sociales mantienen sano a nuestro cerebro, por lo tanto apostar por las relaciones sociales es un acierto, pero si no es urgente mejor pasar al cuadrante II y planificar. La prioridad en este cuadrante es saber delegar en otros, si se puede. Puesto que si no es importante, y  si otro lo puede hacer que no sea yo, lo delegaremos. Pero hay que hacerlo cuanto antes.

El pero de este cuadrante es claro, si no sabemos delegar nos vamos a convertir en la persona estresada del cuadrante 1. Stress y agotamiento nos harán perder nuestra energía para poder dedicarla a nuestras cosas importantes.

Cuadrante IV. Aquí está aquello, no urgente, no importante. Aquí están los “ladrones de tiempo”. Aunque no lo parezca este cuadrante es muy difícil. Si algo no es de verdad transcendente, valioso o importante para ti, ni tampoco es urgente, ¿Por qué lo haces? Aquí yo para mí lo tengo claro y lo comparto contigo a modo de ejemplo: perder tiempo en exceso con las redes sociales, mirando paginas web sin contenido importante, ver la televisión, ver futbol,  acudir a eventos triviales y resto de cosas banales.

El pero de este cuadrante, es malgastar el tiempo en tonterías. Y con ello no tener la responsabilidad en lo que es en verdad importante, el cuadrante II.  Esto nos puede hacer perder oportunidades de aprender, mejorar o compartir nuestro tiempo con quien de verdad lo necesita.  Aquí la prioridad es eliminar. Sin dudar ignora estas banalidades.

FINAL Y ÚLTIMAS IDEAS

Al final de todo, estamos dando prioridad a lo más importante. Haciendo una criba notable en las cosas que son urgentes para determinar su prioridad e importancia. No sólo en lo más personal y social de nuestra vida, sino en el ámbito laboral esta estrategia con el uso de nuestro tiempo es altamente efectiva.

Si aparece en nuestra vida una tarea importante pero no urgente, que se puede resolver en un minuto, es aconsejable resolverla. De este modo, al ser sencilla, nos la quitamos de en medio y sentimos una pequeña liberación que en su resultado esta decisión inteligente nos aportará más energía para otras tareas.

Con esta estrategia buscamos tener el control absoluto de nuestro bien más preciado, el tiempo. Te recomiendo que veas la película “In time” (2011) en la que el tiempo se convierte en una moneda de cambio. Es una película genial.

“Un hombre que se atreve a perder una hora de su tiempo no ha descubierto el valor de la vida”

Charles Darwin

 


Post inspirado en la bibliografía de Steven Covey “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”


Foto portada:

<a href=”https://www.freepik.es/fotos-vectores-gratis/negocios”>Foto de negocios creado por luis_molinero – http://www.freepik.es</a&gt;

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